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Faire face aux impayés…

En mars dernier, nous avons organisé deux rencontres (Mayenne- Château Gontier) sur le thème « Gestion des créances ». Un sujet choisi par le conseil d’administration de la FDCUMA compte tenu de la crise agricole actuelle.

Comment anticiper les difficultés à venir ?

La Cuma se doit d’être rigoureuse sur le plan administratif et juridique : des factures réglementaires avec conditions générales de règlement inscrites, une date d’échéance précise, des relances à échéances par écrit, voire par lettre recommandée avec AR, l’application des agios, la suspension de la mise à disposition des matériels… Tout cela nécessite que la Cuma ait un règlement intérieur en bonne et due forme et que le conseil d’administration consigne ses décisions par écrit sur un cahier de délibération.

Les acomptes : de plus en plus de Cuma facturent des acomptes basés sur le chiffre d’affaires N-1 de chaque adhérent. Cette pratique permet d’étaler sur l’année le montant des travaux. La gestion de la trésorerie est plus aisée tant pour l’adhérent que pour la Cuma. Cet étalement permet de déceler plus vite les difficultés éventuelles de paiement plutôt que d’attendre en fin d’année pour effectuer une facturation globale au risque de n’être pas du tout payé.

Dans une Cuma, il est indispensable que plusieurs administrateurs aient une vue sur les comptes. En effet, la difficulté financière peut se situer chez le Président et le Trésorier ou un administrateur. Il ne faut pas que cela puisse entacher la crédibilité de la Cuma. Un administrateur ne peut plus rester membre du C.A. s’il a des dettes à plus d’un an. Certaines Cuma procèdent à la lecture des opérations du compte courant bancaire en réunion du conseil d’administration.

Comment faire face aux impayés ?

1ère phase : la phase amiable

Dès la première difficulté de paiement d’une facture, même s’il s’agit d’un acompte, il est conseillé d’établir un échéancier pour échelonner le montant en deux ou trois versements. Une facture est considérée comme impayée lorsque le délai de règlement prévu est dépassé de 15 jours. Plus on tarde à relancer les adhérents, plus on aura des difficultés à récupérer les sommes dues.

Nous vous conseillons de rendre visite à l’adhérent. Cette étape doit être perçue comme une main tendue à la personne en difficulté, pour l’aider à trouver une solution à l’amiable. Il est conseillé de ne pas y aller seul mais plutôt à deux.

Des Cuma tiennent comme principe que les travaux de l’année N-1 doivent être réglés avant d’entreprendre les travaux de l’année N. Ou encore, que les créances dues ne soient pas supérieurs au montant du capital social. Nous vous conseillons de ne pas attendre ces deux points d’alertes pour intervenir. Plutôt les responsables interviendront en amont plus il sera aisé de trouver avec l’adhérent une issue favorable.

Face à un nombre croissant de cessation d’activité : dans certains cas un protocole d’accord conventionnel est mis en en place pour accompagner ces cessations d’activité.

Les Cuma doivent s’informer de cette procédure pour participer et être informé des évolutions de la situation au même titre que les autres créanciers.

 

2ème phase : la phase judiciaire

Cette phase n’intervient qu’en dernier recours ! Elle conduit à une injonction de payer, à un redressement judiciaire ou à la liquidation directe. La Cuma peut être amenée à participer à une procédure judiciaire initiée par un créancier.

En cas de situation d’impayé dans votre Cuma : il faut mettre en place une procédure et la suivre.

. Ne pas laisser « trainer »

La gestion des impayés par les responsables de la Cuma doit être traitée avec discrétion.

Ces situations difficiles en réunion de bureau ou de C.A. doivent être soumises à des règles de confidentialités.

 

. Les animateurs de votre fdcuma sont à disposition pour vous aider dans les démarches. N’hésitez pas à les contacter.